11 טיפים חשובים בהתנהלות הפיננסית הביתית והעסקית
ייעוץ פיננסי הכרחי להתנהלות פיננסית נכונה. אייל פז יועץ פיננסי ומיטל נתיב היועצת לכלכלת המשפחה מעניקים לכם 11 טיפים שיעזרו לכם לנהל את הצד הפיננסי של העסק ולא פחות חשוב, את הצד הפיננסי של הבית:
✅ כיצד לבצע נכון את ההפרדה בין תקציב הבית לתקציב העסק?
✅ כמה כסף כדאי להשקיע בחזרה לפיתוח ומינוף העסק?
✅ איך כדאי להתמודד עם חודשים חלשים?
ועוד שאלות רבות שבעלי עסקים שואלים את עצמם כל יום.
ניהול פיננסי – מה כדאי לדעת?
רוב בעלי העסקים עובדים מאד קשה וגם מנסים לג'נגל בין החיים למשפחה וגם בין העסק והמטלות שהוא דורש. היום להרבה עסקים קטנים, במיוחד לעסקים מסוג One man show קשה לשלב בין ניהול עסק לניהול משפחה. כחלק מתהליך ייעוץ פיננסי, לפניכם 11 טיפים חשובים שיעזרו לכם לשמור על האיזון הנכון שבחלוקת התקציב בין הבית לעסק.
טיפ 1: שימו לב להבדל בין שכר לבין הכנסה
כבעלי עסקים, לעתים קשה לנו לשים את האצבע במדויק על ההבדל שבין ההכנסה לבין השכר שמקבלים מהעסק. לדוגמה: עסק לרהיטים מוכר ספה בעלות של 10,000 ש"ח, השגיאה שנתקלתי בה בעסקים שליוויתי, היא שמניחים שאם לקוח שילם עכשיו 10,000 ₪, אז נכנסו 10,000 ₪ לעסק, אז יש לי כסף!
אבל ה-10,000 ש"ח זה המחזור, זו לא באמת ההכנסה של העסק. למה? כי היו עלויות ייצור, בכדי לייצר את הספר נרכשו חומרי גלם: קרשים, ספוג, בד לריפוד, פרסום המוצר לקהל הרחב ובנוסף, מבחינת כח אדם, כדי לייצר את הספה, להתקין את המנגנון הפנימי ולהוביל אותה ללקוח, העסק צריך עוד עובד או שניים.. אה.. ואיפה השכירות של מקום? זאת אומרת שהיו עלויות ייצור לא מעטות מהרגע שהעסק רצה למכור את הספה עד שבסופו של תהליך הספה נמכרה ללקוח ששילם בעבורה. כך שבסופו של תהליך, יכול להיות שההכנסה, בניקוי ההוצאות, תהיה רק 1,000 או 2,000 ₪ וזה עוד לפני תשלומי מיסים…
מכאן, ההכנסה זה הכסף שנשאר בעסק לאחר ההוצאות. כמובן שאת ההוצאות יש להפריד להוצאות קבועות והוצאות משתנות:
הוצאות קבועות – הוצאות שחוזרות על עצמן ואינן תלויות בהיקף הייצור, כדוגמת: שכירות, ארנונה, ביטוח, דלק וכו'.
הוצאות משתנות – הוצאות שהיקפן משתנה עם השינוי בהיקף הייצור, זאת אומרת הוצאות שמשתנות בהתאם למכירות, אם מוכרים יותר, אז צריך גם לקנות יותר סחורה, כך שזה פרמטר שמשתנה בהתאם לכמות הייצור, כדוגמת: חומרי גלם.
לסיכומו של עניין, בין המחזור העסקי, בין ההכנסה ובין השכר, לבין הרווח שבעל העסק מקבל, מפרידה תהום ולכן חשובה מאד האבחנה בין המושגים השונים וחשובה עוד יותר ההפרדה ביניהם כאשר מבצעים את המעקב אחר התקציב.
איך בעל עסק יכול לדעת כמה כסף הוא יכול להביא הביתה בסוף החודש?
לאחר שבעל העסק מפנים את ההבדל שבין מחזור להכנסה, הדבר הראשוני שבעל העסק חייב לעשות זה לנטרל את העסק מההוצאות של הבית, בדגש על מצבים שבהם העסק נמצא ומנוהל מתוך הבית.
בשלב הבא, חשוב לרשום מה הן ההוצאות האמתיות שיש לעסק.
טיפ 2: הפרידו בין התקציב של הבית לתקציב של העסק
מאד חשוב להפריד בין התקציב של העסק לתקציב של הבית, גם אם עובדים מהבית. אלו שני תקציבים שונים לגמרי ולכן יש להפריד ולרשום את כל הוצאות העסק בנפרד ואת כל הוצאות הבית בנפרד.
כשמנהלים עסק צריך לרשום בדיוק את כל ההוצאות של העסק, בהפרדה להוצאות קבועות והוצאות משתנות, מומלץ לארגן את מסד הנתונים בקובץ 'אקסל', אבל למי שקשה לו, גם בדף זה בסדר. כי אם נדע מה הן ההוצאות של העסק, אז נוכל לדעת כמה העסק עולה בחודש.
אחרי שארגנו את הנתונים ואנחנו יודעים כמה העסק עולה בחודש, אז מגיע שלב בדיקת ההכנסות שהעסק צריך כדי שבמינימום יכסו את ההוצאות. חלק נוסף בתהליך הוא קביעת השכר שרוצים למשוך מהעסק וגם השכר נחשב להוצאה שיש לגלם בגיליון מעקב ההוצאות.
כעת, ברור לנו מה ההוצאות של העסק בגילום השכר ולכן בשלב הבא נרשום כמה מוצרים/שירותים העסק צריך למכור, כדי שיהיה באמת מאיפה לממן את כל ההוצאות האלה.
טיפ 3: נמשוך שכר מהעסק לפי גובה ההוצאות המינימלי שהבית צריך
כמובן שאין גבול לגובה ההוצאות שאנחנו יכולים להוציא, אבל מה רף ההוצאות המינימליות שהבית צריך?
נניח מצב היפותטי שבו מרוויחים 10,000 ש"ח אם עובדים אצל מישהו, נניח שזו ההכנסה שאנחנו רוצים, רשמנו אותה בצד של ההוצאות, אז אם אחרי כל ההוצאות צד ההכנסות שלנו הצליח לכסות את זה ועוד נשאר רווח אז אנחנו בכיוון הנכון כי כשעצמאים, ממילא כל ההכנסה נכנסת אלינו.
בחברה זה שונה, הכסף יכול להישאר בחברה, אבל עדין בשלב הראשוני כשמדובר בעסקים קטנים, זעירים, עצמאים ועוסק מורשה הכל בעצם נכנס אלינו, אני תמיד ממליץ שלפחות שליש מהכסף שנותר יוחזר להשקעה בעסק.
טיפ 4: החזירו לפחות שליש מיתרת הרווח להשקעה בעסק
ככל שנשקיע יותר בעסק, כך הוא יתפתח יותר, נוכל להשקיע יותר בשיווק שלו, נוכל להשקיע יותר בפיתוח כוח אדם, בפיתוח של המוצרים שאנחנו רוצים ושל סוגי שירותים נוספים שאנחנו רוצים שיהיו לנו בעסק.
רוב העסקים הקטנים נשענים על מוצר או על שירות אחד מתוך ההנחה שאם הם ממש טובים במשהו אחד, אז הם עושים רק אותו.
מה הבעיה?
כשמוכרים רק מוצר או שירות אחד, אז תמיד יש גרף סינוס שעולה ויורד, זאת אומרת שאם יש זמנים שיש פחות ביקוש לאותו מוצר או שירות, בגלל מחיר, בגלל מיקום, בגלל עונת שנה, בגלל העדפות הצרכנים וסיבות נוספות אחרות… אז יש תקופות שהרווחים יורדים, אבל ההוצאות עדין נשארות גבוהות.
איך מתמודדים עם הירידה בהכנסות?
טיפ 5: התמודדו עם חודשים חלשים ע"י יצירת מוצרים נלווים
אחת מהדרכים להתמודד עם חודשים חלשים היא באמצעות מכירת מוצרים נלווים או במילים אחרות מוצרי חדירה. מוצרי חדירה אלו מוצרים שהעלות שלהם לא יקרה יחסית, אבל בעזרתם ניתן להגיע ללקוחות חדשים ובכך להגדיל את מאגר הלקוחות.
מן הצד השני, במקביל למכירת מוצרי חדירה, אפשר למכור מוצרים שהם יקרים מאד ומתאימים לפלח מאד מסוים של אוכלוסייה, אבל אלו מוצרים שיכולים להחזיק את העסק לאורך זמן ובזכותם אפשר להרוויח סכום מסוים על בסיס קבוע.
זאת אומרת, שכל עסק יכול לבנות לעצמו את המודל העסקי המתאים לו, בהתבסס על מגוון מוצרים ושירותים. יודגש כי זה בדיוק ההבדל בין להיות בעל מקצוע מומחה בתחומו לבין ההבנה שעסק לא יכול להרשות לעצמו להתבסס על מכירה של מוצר אחד.
בדיוק כמו שהולכים לסופר או לבית קפה, הוא לא מוכר רק מוצר אחד. גם גוגל (Google)הגדולה וענקית וגם אפל (Apple) הגדולה והענקית לא מוכרות רק מוצר אחד, כולם מכירים מוצר אחד שלהם שזה המוצר הראשי, זה המוצר המפורסם, אבל יש להם עוד עשרות חברות בנות שמוכרות מוצרים נוספים ואפילו נדל"ן.
איך כדאי לבעל עסק חדש ולא יציב להתמודד עם פרנסת המשפחה?
ראשית, כל עסק הוא לא יציב, גם עסק וותיק הוא לא עסק יציב, אין עסק יציב. גם עסקים שעובדים עשרות שנים: ולאחרונה שמענו על מיכל נגרין, עסק של 30 שנה שהיה מפורסם מאד בשנות ה-90, עסק בינלאומי עם עשרות חנויות בארץ ובעולם קרס לאחר עשרות שנות פעילות ושגשוג.
עסק זו חיה אורגנית היא כל הזמן נעה ונדה והתפקיד שלנו הוא להבין שאנחנו כל הזמן צריכים להיות במרדף ולשאול את עצמנו מה צריך לעשות בשביל להגן על העסק ולפתח אותו, להגן עליו ולפתח אותו.
טיפ 6: כשמקימים עסק צריך להכין מראש את התקציב שנזדקק לו
כשמקימים עסק או בשלבים הראשונים של העסק, בדיוק כמו בעתיד, צריך לבנות את גרף ההוצאות ולהניח מראש שתהיה תקופה שבה רמת ההכנסות תהיה נמוכה מההוצאות. לכן כשמקימים עסק, צריך להכין מראש תקציב שסביר להניח שנזדקק לו, בחודשים הקשים.
טיפ 7: כל עסק צריך שתהיה לו קופת בלת"מ לשימוש בשעת חירום
כשמקימים עסק צריך שיהיה לו בצד תקציב הכנסות של בין חצי שנה לשנה לפחות וכשעסק קיים תמיד כדאי שתהיה לו מין קופה סודית בצד שהוא לא נוגע בה, שהוא יודע שיש כמה חודשים (בין 3-6 חודשים), שאם יקרה משהו כמו אירוע מלחמתי, שינויים בהעדפות של הצרכנים, בעיות ביבוא או כל אירוע בלתי צפוי אחר, יהיה לו מרווח נשימה שיאפשר לו לשרוד ולחצות את המשבר שאליו נקלע באופן פתאומי ובלתי צפוי.
למשל, אמזון נכנסת עכשיו לארץ, בבת אחת היא יכולה לייצר פה מצב שהמחירים יהיו מאד זולים והיא תספק את השירות תוך יום. מה יעשו אנשי המכירות הקיימים? החברות הקיימות? איך הן נערכות לזה? וחברה שלא תערך לכך, גורלה נחרץ.
ולכן התפקיד שלנו, כל הזמן.. לבחון את האיומים, לעסוק בתכנון ובניהול של העסק ורק חלק מהזמן להתעסק בצד המקצועי שבשבילו הקמנו את העסק – החלום המקצועי. זה אולי נשמע נורא, אבל זו האמת, מי שרוצה להתעסק רק בצד המקצועי – אני ממליץ לו לא לפתוח את העסק.
העסק דורש 90% מהזמן התעסקות בדברים שמסביב, שיווק, ניהול, התעסקות עם כח אדם, גבייה, ספקים, הזמנות ועוד אלף ואחת משימות נוספות וזה עוד לפני שסיפקנו את המענה המקצועי שלשמו הוקם העסק.
יש גישה בכלכלת המשפחה שאומרת שלא משנה כמה מרוויחים מהעסק בחודש, מביאים הביתה סכום קבוע בכל חודש, סכום שהמשפחה צריכה למחייה ובעסק אחר כך מתמודדים עם זה. מה דעתך על הגישה הזאת?
זוהי גישה רווחת, דרך אגב, בדיוק כמו הגישה שאומרת שכשאתה מגיע לכביש ויש מעבר חציה ויש אור ירוק, תעבור. אתה יכול לעצום את העיניים ולעבור, סליחה, האור הירוק שלך? מה איכפת לך אם מישהו לא שומר את האדום שלו ונוסע אתה יש לך אור ירוק במעבר חצייה, סע, תלך.
ואני אומר מה? מה זאת אומרת? זה הרי הפוך לכל היגיון! זה שיש לי עסק, זה לא אומר שאני יכול לקחת ממנו כל כסף זו איזו מחלבה שמישהו ייתן לי כסף ואני יכול לקחת בלי סוף.
מה קורה כשנכנסים ולוקחים כסף בלי סוף?
סיפור קטן:
איש אחד הלך בדרך, בשביל כזה, כמו פעם ופתאום מצא איזשהו פתק ליד אבן, ובפתק היה כתוב:
"תחפור כאן ותמצא כסף" אז הוא באמת חפר ומצא שטר של 100 שקל.
ואז היה כתוב עוד פתק: "תחפור עוד יותר עמוק ותמצא עוד כסף"
אז הוא חפר עוד יותר עמוק ומצא 5 שטרות של 200 שקל
זאת אומרת, הוא מצא 1,000 שקלים
אז הוא חפר עוד יותר עמוק ומצא פתק נוסף: "תחפור עוד יותר עמוק, תמצא עוד"
והוא חפר עוד 20 ס"מ
ומצא עד עכשיו 10,000 שקלים
וכך מצא עוד פתק: "תחפור…" וככה הוא חפר, עוד 20,000
ו-50,000 ו-100,000 וחצי מיליון…
פתאום הוא מצא את עצמו
בעומק בור של 4 מטרים
ועכשיו: איך הוא יצא משם?!
זה מה שקורה כשאנשים הולכים לבנק, והבנק הרי מה הסחורה שהוא נותן? הבנק מוכר כסף!
הבנק אומר ללקוחות: "תיקחו, למה לא? תיקחו!"
תיקחו עוד כסף, תיקחו עוד כסף, והבור נהיה עמוק יותר ויותר כמו בבנק, גם בגופים פיננסיים אחרים, אנחנו רואים כל הזמן פרסומים, כל הזמן מנסים לדחוף לנו הלוואות – צריך, הרי אנחנו לא לוקחים את זה לעצמנו בשביל לטוס לחו"ל, באמת צריך בשביל העסק…
טיפ 8: בעת הכנת התכנית העסקית הראשונית לעסק, נכלול את השכר
איך נמנעים ממצב של מינוס? כדי להימנע ממצב גרעוני, צריך להבין איך מנהלים עסק ולדעת מה הצרכים העסקיים, מה הצרכים שלנו, כולל מה המשכורת שאנחנו צריכים להביא הביתה ולראות אם אנחנו יכולים, מבחינת הפעילות העסקית לעמוד בזה. ברור שעסק לא תוך יום אחד מחזיק את עצמו זה לוקח חצי שנה-שנה ולפעמים גם שלוש שנים, עד שהעסק מתאזן ומתחיל להרוויח כסף.
אבל בינתיים ממה נחיה?
ככל שהעסק קטן יותר, כך המקורות הכלכליים שלו קטנים יותר והקטע של להיות במקור כלכלי קטן, משפיע באופן ישיר על יכולת ההשקעה בעסק, הרי צריך להשקיע בשיווק, בפרסום וגם לחיות בינתיים, לתחזק את רמת החיים הקודמת, הייתי רגיל ממקום העבודה היה לי אוטו, משכורת, ביטוח מנהלים, היינו טסים פעמיים בשנה לחו"ל ופתאום בפתיחת עסק אין משכורת קבועה.
לקוחות אמרו שיתחילו לקנות ממני ופתאום הם לא מגיעים, ואחד מהלקוחות שכן היגיע ושילם בצ'קים אז חלק מהצ'קים הוא ביקש שאדחה את ההפקדה שלהם כי אין לו כרגע כסף בחשבון… ואז מתחיל להיווצר הבור, וככל שהבור גדל כך גדלה הבעיה.. ואז יש את הפיתויים האלה, להגיע לכל מיני הלוואות מסוגים שונים בריביות כאלה, בריביות אחרות ובשורה התחתונה הבנאדם נכנס לבור שהיכולת שלו לצאת ממנו רק הולכת ונהיית קשה יותר.
טיפ 9: הכירו ושלטו ברמת ההוצאות של העסק
לכן כשמתחילים עסק, בטח ובטח גם במהלך חיים של עסק, צריך כל הזמן לשלוט על רמת ההוצאות ולדעת אותן. כשאני שואל לקוחות שאני פוגש, שאלות בסיסיות כמו: מה המחזור? מה רמת ההוצאות שיש בעסק? מה רמת הפעילות של מספר הלקוחות שנכנסים לעסק? מה רמת הרווחיות? מה היה המחזור שנה שעברה?
שאלות באמת הכי בסיסיות, לא שאלות של רו"ח, הם טובים מאד בקטע המקצועי שלהם, אבל בשאלות בסיסיות של ניהול פיננסי של העסק שהוא חובה בכל עסק, הם לא יודעים את התשובה.
איך באמת אפשר לדעת איפה העסק עומד מבחינה פיננסית?
טיפ 10: איפה שאין לנו ידע מקצועי נפנה לאיש מקצוע
ברור שבעלי עסקים לא יודעים הכל, כי הרי כל אחד מומחה בתחום המקצועי שלו, במצב כזה כדאי להעסיק מישהו מקצוען בתחום כשכיר, אפילו במשרה חלקית (שזה מה שאני עושה עם לקוחות שלי). גורם מקצועי שסומכים עליו ויודעים שכל שאלה מקצועית אפשר לשאול אותו ולקבל את התשובות הכי ברורות, הכי בדוקות והכי יסודיות.
דבר נוסף, הרו"ח הוא לא הדמות לשאול אותו שאלות כמו: מה המחזור? מה רמת ההוצאות שיש בעסק? מה רמת הפעילות של מספר הלקוחות שנכנסים לעסק? מה רמת הרווחיות? מה היה המחזור שנה שעברה?
למה אי אפשר לשאול את רו"ח את השאלות הללו?
כי בהגדרת תפקידו, רו"ח רק צריך לקחת את הכספים שיש לנו ולנהל אותם מבחינת ההוצאות וההכנסות ולרשום את זה למס הכנסה, הוא לא הגורם שאומר לנו ומנחה אותנו איך לנהל את העסק מבחינה פיננסית – זה לא התפקיד שלו ולכן אין לצפות זאת ממנו, אלא חשוב לפנות לגורם המתאים כי זה בטוח עולה פחות מאשר הנזק שעלול להיגרם.
טיפ 11: אל תמציאו את הגלגל הפיננסי
דרך אגב, כל מה שאני אומר וכל הטיפים ועוד הרבה מאד כלים מופיעים באתר ויש בו הרבה מאד מידע.
כמו כן, מומלץ להירשם לערוץ היוטיוב "אייל פז ייעוץ עסקי" ותוכלו לקבל הרבה מאד מידע שייתן לכם עוד כלים איך לעשות את זה.
לצפייה בהדרכה המלאה – 11 טיפים להתנהלות פיננסית
לסיכום, ההנאה שלי, האהבה שלי שכמה שיותר אנשים יעזרו בכלים האלה, יותר עסקים יהיו יותר חזקים ירוויחו יותר כסף, ממילא זה מקרין עלינו כחברה.
לי זה עושה טוב מאד שאני עוזר להרבה מאד בעלי עסקים, אני רואה את החיוך של בעלי עסקים, איפה הם היו ואיפה הם עכשיו זה כיף לא נורמלי.
ועל הרקע הזה אני רוצה לאחל לכולם שיהיה להם בהצלחה בעסקים, לזכור את הפרופורציה שבעל מקצוע הוא לא בעל עסק איך נהפוך לבעלי עסקים ואני מאחל לכל אחד מאיתנו שרואה את הסרטון הזה שזו תהיה נקודת ההתחלה שלו לטוס למעלה קדימה.
תודה מיוחדת ל מיטל נתיב, היועצת לכלכת המשפחה – מהישרדות להתעשרות על היוזמה והראיון המעמיק 😃
בהצלחה והמשך צמיחה פיננסית בכל המישורים.
