גביית חובות

מאיפה נובעת הבעיה בגביית החובות?

בפני כל בעל עסק בארץ עומדים אתגרים רבים מקשים עליו בניהול העסק: רגולציה, מיסים, המצב הכלכלי במשק. נוסף לכך, נדרש ממנו להתמודד כל יום מחדש עם מדיניות התשלומים הנהוגה בארץ. בתור יועץ עסקי בעל ניסיון שטח עשיר, ביצעתי מאות תהליכי ליווי עסקי לעסקים שהתמודדו לא פעם עם בעיות בגבייה, ראיתי בעיני את ההתמודדות הקשה והמאתגרת עם קבלת התשלום בתנאי אשראי של שוטף פלוס.

אילו בעיות גורר אחריו תשלום אשראי שוטף פלוס?

מכירים את זה שאתם מנסים לגבות את התשלום שמגיע לכם והלקוח מתחמק? עליכם להתמודד עם פיקוח ובקרה אחר קבלת התשלום חודש, חודשיים ולעתים יותר, לאחר ביצוע העבודה עבור הלקוח.

מהם חובות אבודים?

מושג מתחום החשבונאות והמימון. חוב אבוד מתייחס לכספים שחייבים לעסק ושאינו יכול לגבות אותם. לכן בחשבונאות הוא נחשב לעסק כהוצאה.

פגיעה בניהול תזרים המזומנים של העסק

עיכוב בתנאי התשלום, יוצר "בור" בתזרים המזומנים של העסק. בעל העסק סיפק את העבודה, השקיע זמן, משאבים וכסף מצידו, הלקוח קיבל את התוצר ואילו בעל העסק עשה את העבודה הזו "על חשבונו" ואת התמורה לכך, יקבל, (אולי) רק בעתיד.

מצב זה מכניס את העסק לחובות, מה שמחייב את בעל העסק לקחת הלוואות או להגדיל את מסגרת האשראי. הדבר כרוך בריביות גבוהות, מה שיוצר בעיית תזרים מזומנים ומעמיס על העסק בכך שהוא צריך לספוג את עלויות המימון.

עומס מטלות על בעל העסק

כחלק ממטלות ניהול העסק נדרש מכל בעל עסק לעסוק בשיווק, מכירות, תפעול העסק וכו'. אבל, אולי מעל הכל כאשר מגיע מועד התשלום, בעל העסק צריך גם לרדוף אחרי הלקוחות שקיבלו את השירות, אבל עדין לא שילמו.

המצב יוצר אי נוחות, מצד בעל העסק מכיוון שהוא צריך להשקיע זמן ולבקש כסף שמגיע לו, הוא חייב להיות סמכותי ותקיף בהתנהלות מול הלקוח. בגלל מצבים אלו ולעתים התחמקויות מצד הלקוח, גביית החובות הרבה פעמים נדחקת לסוף המשימות ונזנחת.

במצבים אלו, של הצורך להתמודד עם מכלול המשימות שניהול עסק מצריך, כדאי להיעזר בשירותיו של יועץ עסקי מומחה לניהול העסק ושיפור תהליכי גבייה.

איבוד כספים מתוך פשרה

התשלומים באופן דחוי, כפי שמייצר המצב של שוטף פלוס, הרבה פעמים גורם לאי נוחות מצד בעל העסק ומצד הלקוח. אם עבר זמן רב ממועד ביצוע העבודה, שני הצדדים מרגישים לא בנוח בסיטואציה. הלקוח צריך לשלם הרבה כסף בבת אחת בעקבות דחיית התשלומים ולכן מחפש דרכים לפרוס את החוב לתשלומים. מצד בעל העסק, הוא מוכן אפילו לוותר על חלק מהכסף ולהפחית מהסכום כדי לקבל מה שאפשר ובסוף הוא יוצא בהפסד.

איך משפרים את תהליך הגבייה והופכים אותו ליעיל יותר?

1. סיכום על תנאי תשלום מראש – רצוי לגלם את תנאי התשלום כחלק מעסקת המכירה וממש לתת דגש על סעיף זה. במידה ומדובר בלקוח שרוצים להיטיב עימו, אפשר לתת לו תנאי תשלום גמישים יותר ובתנאי שסוכם על כך מראש.

2. שימוש בכרטיס אשראי כאמצעי ביטחון – במועד פתיחת לקוח במערכות, כדאי להזין גם את פרטי כרטיס האשראי שיהווה ביטחון לצרכי חיוב. פתרון זה חוסך את ההתעסקות עם העברות בנקאיות, צ'קים ושיטות נוספות שלבעל העסק אין שליטה עליהן והוא שוב נתון לחסדי הלקוח. להבדיל, בעצם לקיחת פרטי כרטיס האשראי, לבעל העסק ישנה יד חופשית בשליחת חשבונית וביצוע חיוב לאחר אישור הסכום לתשלום מול הלקוח.

3. קבלת התשלום במיידיות האפשרית מבלי להתעכב על "מתווכים" בדרך – במידה ועובדים עם הלקוח עם צ'קים, כדאי להימנע משליחתם בדואר ו"בזבוז" זמן המתנה יקר שעל בעל העסק לספוג אותו בתזרים. במקרה זה, כדאי להיעזר בשליח שיביא את הצ'ק מהלקוח לבעל העסק פיזית, זה מהיר ויעיל יותר.

4. מינוי בעל מקצוע ייעודי לגביית חובות – על מנת להגביר את השליטה והפיקוח על גביית החובות בעסק, כדאי למנות בעל מקצוע ייעודי שיעסוק שיוודא שהלקוחות שקיבלו שירות אכן שילמו את כל הסכום שסוכם.
   זה יכול להיות עובד מהחברה, עובד מבחוץ ששכרו את שירותיו במיקור חוץ. כך או כך, עליו לנהל באופן מסודר את תהליך הגבייה מול הלקוחות, עליו לדעת להיות סמכותי בעל יחסי אנוש טובים.

5. יש להיעזר במערכת גבייה ממוחשבת – בנוסף לבעל תפקיד זה, רצוי להיעזר במערכת גבייה ממוחשבת שתעזור לנהל, לבצע בקרה ומעקב אחר תהליך הגבייה. באמצעותה, בעל העסק יוכל לבצע ניטור של הפעילות כולה ולדעת בכל זמן נתון מה הסטאטוס של גביית החובות בעסק.

6. ניהול דוחות מעקב אחר הגבייה בפועל – מומלץ לעקוב אחר הגבייה באמצעות דו"ח גבייה אחת לשבועיים, בדוח צריכים להופיע: היקף החוב, תנאי התשלום של הלקוחות והחריגה במועד התשלום.

7. הגדרת תהליך הטיפול בלקוחות שיש להם חוב – כדאי לגבות את תהליך הגבייה גם בפעולות מסודרות וברורות: מתי להוציא ללקוח המאחר בתשלום מייל תזכורת, מתי מבצעים שיחת טלפון ומתי יש צורך להתערבות ברמה גבוהה יותר.

איך להימנע מראש מלקוחות שלא יקיימו את תנאי התשלום?

בתהליכי ייעוץ עסקי עולה לפעמים השאלה, איך להימנע מלקוחות שיש סיכוי שיקבלו את השירות ולא ישלמו. ישנן מספר דרכים להימנע ממצב זה:

1. בדיקה בגוגל – כאשר מגיע אליכם לקוח, כחלק מעבודת ההכנה, השיגו עליו מודיעין באמצעות חיפוש בגוגל. ראו וקבלו חיוויים האם "זייף" בעבר עם יועצים/ספקים אחרים שאיתם עבד.
2. קבלת התשלום כולו או חלקו מראש – דרשו לקבל את התשלום מראש, או לכל הפחות קבלו חלק מהתשלום מראש, טרם מתן התמורה, ואת שאר התשלום עם גמר הביצוע.
3. תיקחו צ'ק ביטחון – תדאגו לקבל מראש צ'ק ביטחון או פרטי כרטיס אשראי שבמידה והלקוח קיבל את התמורה ולא שילם, בעל העסק יקבל את מה שמגיע לו, כפי שסוכם מראש, בתנאי התשלום.
4. ערבות אישית – במידה ומדובר בחברה בע"מ, יש לקחת מבעל החברה ערבות אישית. אם מדובר בעסק בסדר גודל אחר, יש לקחת ערבות של צד ג' או לעוד על בסיס מזומן.

לקוח חייב לך כסף, האם להמשיך ולספק לו שירות?

לא, במקרים בהם לקוח לא עמד בתנאי התשלום וחייב לך כסף, חד משמעית אין לאפשר לו להמשיך ולקבל שירות לפני שהשלים את חובו לעסק. גם אם הדבר כרוך בסיכון להפסד כסף נוסף, כדברי הפתגם: עדיף ציפור ביד משתי ציפורים על העץ. 

אם היה לכם לב טוב, התחשבתם בלקוח וזה גרר אחריו "בור" בתזרים המזומנים של העסק? אם אתם מתמודדים עם חובות אבודים? תוכלו להפוך את תהליך גביית החובות לאפקטיבי יותר. חברת "אייל פז ייעוץ עסקי ופיננסי" מתמחה בשיפור וייעול תהליכי גביית חובות לעסקים ולחברות.

לקביעת פגישה לשיפור וייעול תהליכי גביית חובות בעסק, התקשרו עכשיו ונשמח לעזור.